Hoe miscommunicaties kunnen leiden tot internationale handelsgeschillen

Bedrijven die op wereldwijde schaal werken staan voor grote uitdagingen op het gebied van internationale samenwerking. Eén van de grootste valkuilen in deze internationale samenwerking is miscommunicatie. Wanneer medewerkers van bedrijven uit verschillende culturen met elkaar communiceren, kan een klein misverstand al gauw grote gevolgen hebben. Taalvaardigheid en taalsensitiviteit spelen cruciale rollen in het voorkomen van deze miscommunicatie. Het vermogen om effectief en duidelijk te communiceren in de taal van de zakenpartner kan dan écht het verschil maken.

Miscommunicaties kunnen leiden tot handelsgeschillen

Uit onderzoek van de Wereldhandelsorganisatie in 2022 ontstaat 27% van de handelsgeschillen door miscommunicatie rond deadlines en betalingsvoorwaarden. Terwijl onderzoek van Coface in 2024 aantoont dat bedrijven met duidelijke voorwaarden 32-37% minder (betaal)vertragingen en conflicten ervaren. Dergelijke geschillen kunnen gauw ontstaan door cultuurverschillen en miscommunicatie door gebrek van talenkennis.

Een voorbeeld van miscommunicatie in internationale handel

Een Duitse autofabrikant bestelt cruciale elektronische componenten bij een Chinese leverancier. Het contract vermeldt: “Levering uiterlijk vóór het einde van de maand”, wat in het Chinese contract is vertaald met de term 月底前 . De Duitse partij verwacht levering bij de fabriek uiterlijk op laatste dag van de maand vóór het einde van de werkdag, zodat de onderdelen er zijn om de productielijn op de eerste dag van de nieuwe maand te kunnen starten.  De Chinese leverancier begrijpt het contract als vóór de laatste werkdag van de maand versturen. De levering arriveert op de laatste dag in Duitsland, maar door tijdsverschil tussen beide landen en douanecontrole wordt deze te laat vrijgegeven. De Duitse fabriek mist hierdoor één of meerdere dagen productie, waardoor de kosten flink op kunnen lopen. Er ontstaat een conflict tussen beide partijen over boetebepalingen en verantwoordelijkheid voor de productievertraging.

Wat had dit handelsgeschil kunnen voorkomen?

Los van logistieke risico’s en juridische onduidelijkheid, contracten houden bijvoorbeeld zelden rekening met tijdzones, had kennis van elkaars cultuur deze miscommunicatie waarschijnlijk kunnen voorkomen. Duitsers zijn monochroon en hanteren strikte deadlines, terwijl Chinezen polychroon zijn en dus flexibeler en meer afhankelijk van context. Het is belangrijk om rekening te houden met deze cultuurverschillen en om concrete afspraken te maken. Onderzoek van de International Chamber of Commerce in 2023 benadrukt bijvoorbeeld dat gedetailleerde deadlines in contracten in grote mate geschillen verminderen.

Wat zijn algemene valkuilen van (internationale) miscommunicatie?

Naast het eerder genoemde voorbeeld zijn er tal van andere veelvoorkomende miscommunicaties die zich in de internationale handel kunnen voordoen. Jargon en vaktaal die in de ene cultuur als normaal worden beschouwd, kunnen in een andere cultuur verwarrend zijn of iets heel anders betekenen. Daarnaast kan wat in de ene cultuur als beleefd wordt beschouwd, in een andere cultuur als onbeleefd worden ervaren. Een gebrek aan context kan ook leiden tot misverstanden. Het is cruciaal dat bedrijven duidelijke communicatiekanalen en protocollen per land afspreken om de kans op miscommunicatie te verkleinen en de effectiviteit van internationale samenwerking te vergroten.

Zelf ook werken aan uw culturele competenties?

Het besproken voorbeeld illustreert duidelijk de impact van miscommunicatie op internationale handel en de noodzaak van taalvaardigheid en kennis van cultuurverschillen. Het is dus belangrijk om te investeren in taaltrainingen en culturele competenties. Niet alleen als investering in de toekomst van uw bedrijf, maar ook als investering in het verduurzamen van relaties met internationale partners. Vraag vandaag nog een offerte aan voor onze taaltrainingen of cultuurtrainingen en ontdek hoe u uw internationale zaken kunt versterken.